Het Fed Cup organisatieteam met vlnr Lars van Opijnen, Yvon Roelofs, Bernice Treep, Guus van Berkel en Robbert Ooms Het Fed Cup organisatieteam met vlnr Lars van Opijnen, Yvon Roelofs, Bernice Treep, Guus van Berkel en Robbert Ooms
Een dag uit het leven van,  Events,  Inspiration,  Kick ass ladies,  Sports

Een kijkje achter de schermen bij de Fed Cup

Yvon Roelofs is mede-eigenaar van Sportyv, een ambitieus evenementenbureau, gespecialiseerd in het organiseren van grootschalige sportevenementen in Nederland. 
Op 9 en 10 februari jl. vond het Fed Cup duel Nederland – Canada plaats in de Maaspoort Sports & Events te ’s-Hertogenbosch. Vanuit SportYv was Yvon betrokken bij de organisatie van dit toptennisevenement. In deze blog neemt zij je graag mee in wat erbij komt kijken om de Fed Cup te organiseren en hoe zo’n evenement er voor haar en het team als organisatie uitziet.

Van hobby naar stage naar werk
Ik ben sinds 2011 betrokken bij de organisatie van tennisevenementen in Nederland. Ik liep toen stage bij de KNLTB en ben daarna op inhuurbasis betrokken gebleven bij de organisatie van de Davis Cup en de Fed Cup duels die in Nederland plaatsvinden. Tennis is mijn eigen sport, voor mij behoren de tennisevenementen dan ook tot de mooiste evenementweken van het jaar. (Captain Paul Haarhuis besloot mij overigens maar niet op te stellen dit weekend, na een polsoperatie in januari ben ik met een flinke polsspalk even letterlijk “onthand”.) Voor ons als organisatie is de Maaspoort bekend terrein vanwege de Fed Cups die we hier al eerder organiseerden. Voor mij persoonlijk is het een thuiswedstrijd aangezien ik in ‘s-Hertogenbosch woon.

De voorbereidingen
Hoe komt zo’n Fed Cup duel nu precies tot stand? Na de thuisloting in juli 2018 gaan we op zoek naar een geschikte locatie. Zo’n locatie moet aan verschillende eisen voldoen (het dak moet hoog genoeg zijn, er moeten genoeg zitplaatsen zijn, enzovoorts), de eventmanager maakt hierin de keuze. Het thuisspelende land mag de ondergrond kiezen, in het geval van Nederland werd dat gravel. In de maanden en weken voorafgaand aan de Fed Cup wordt er gewerkt in een klein en hecht team. Guus van Berkel en Lars van Opijnen zijn de eventmanagers van de KNLTB, Bernice Treep is de communicatiemanager en Robbert Ooms is deze week mijn linkerhand (jaja) op het gebied van transport. Ikzelf ben verantwoordelijk voor transport, de side-events, de vrijwilligers en verschillende operationele zaken.
Als organisatie houden we ons in de voorbereidende periode met vele zaken bezig, waaronder hotels, accreditatie, ticketing, transport, catering, beveiliging, vrijwilligers, sponsoring, communicatie & media, marketing, entertainment, tv-productie en side-events. We werken namens de KNLTB met vele partijen samen om het evenement tot een succes te maken. Zo trekken we nauw op met BrabantSport, de gemeente ’s-Hertogenbosch, Maaspoort Sports & Events, sponsoren en de International Tennis Federation (ITF).

In de weken voorafgaand aan de Fed Cup  maken 1.500 kinderen op Bossche basisscholen kennis met tennis. Dit scholenprogramma heb ik in samenwerking met Brabant Sport en de Maaspoort georganiseerd. Ook de transportplanning maak ik in de voorbereidingsweken. We hebben 10 official cars tot onze beschikking welke we inzetten om TeamNL, Team Canada, de ITF en VIP gasten te vervoeren. We vervoeren iedereen tussen Schiphol Airport en de hotels, en tussen de hotels en de venue. De vluchtinformatie komt traditioneel laat binnen, waardoor ik veel last-minute wijzigingen doorvoer.

De laatste dagen voor de Fed Cup
Op vrijdag 1 februari start de opbouw. De gravelbaan wordt aangelegd, het gravel van de Davis Cup in Den Haag uit 2017 wordt hiervoor hergebruikt. In totaal wordt z’n 80 ton gravel met zorg op een onderlaag aangebracht. De laag gravel is zo’n 5 centimeter dik. De eerste chauffeurs halen vandaag de official cars op (deze zijn voorzien van een sticker met het Fed Cup logo) bij de KIA leverancier. Gedurende het voorweekend komen de eerste speelsters en de overige teamleden aan. Ik krijg op zaterdag het eerste telefoontje van een speelster uit Canada, van wie de bagage nog niet is aangekomen en in Canada blijkt te zijn achtergebleven. Onze chauffeur helpt haar zo goed mogelijk. Vanuit de organisatie houden we op zaterdag en zondag een oogje in het zeil op de locatie en helpen we de leveranciers op weg met de opbouw. Ik ben 24 uur per dag stand-by vanwege de inkomende vluchten en bijbehorend transport.

Op maandag 4 februari gaan we echt van start. De gravelbaan is gereed, de kleedkamers zijn ingericht en het licht en geluid is ingehangen. De rest van de opbouw gaat vandaag nog door. Beide teams trainen vandaag voor het eerst. De sfeer is goed: iedereen is enthousiast over de locatie en de kwaliteit van de baan. In de avond vindt er een kick-off plaats voor de vrijwilligers van de Fed Cup. Tijdens deze editie van de Fed Cup zijn we vanuit EventMakers voor het eerst verantwoordelijk voor het vrijwilligersmanagement: 60 EventMakers zullen van dit evenement een succes gaan maken. Leuk om iedereen in deze setting (weer) te ontmoeten. Verschillende bekenden van mijn tennisvereniging gaan aan de slag als EventMaker, gezellig!

 

 

Zowel team Canada als TeamNL traint elke dag 5 uur op de gravelbaan. Daarnaast maken ze gebruik van de fitnessfaciliteiten tegenover de Maaspoort. De chauffeurs rijden de teams op en aan en we bereiden ons als organisatie verder voor op het evenement. Op maandag-, dinsdag- en woensdagavond krijgen Bossche verenigingen tennisclinics op de officiële wedstrijdbaan. 160 kinderen en volwassenen nemen deel en krijgen rondleidingen achter de schermen.
Op dinsdag is er een bijeenkomst voor het Brabantse bedrijfsleven waar Raemon Sluiter als spreker aanwezig is. Ik heb in 2012 en 2013 met hem samengewerkt bij de NK Tennis, leuk om hem weer te treffen en zijn verhalen over het coachen van Kiki te horen.
Op donderdagavond is het official dinner in het Noord-Brabants museum. Zo’n 120 VIP gasten worden deze avond in de watten gelegd en genieten van een heerlijk diner. De chauffeurs zijn deze avond volop in touw. Tussendoor dineren ze zelf feestelijk en wordt er gebowld.
De voorbereidende week wordt op vrijdag afgesloten. Om 12 uur is de officiële loting, hierbij wordt bepaald in welke volgorde er gespeeld gaat worden. Ik organiseer een meet & greet tussen TeamNL en enkele kinderen. Er waren veel klassen verwacht maar zij kwamen niet opdagen, dus het is even improviseren. ’s Avonds vinden de repetities plaats voor de ballenkinderen op het centre court, zij worden in twee uur klaargestoomd voor de wedstrijden van het weekend. Vrijdagavond zijn we er klaar voor: we zijn redelijk op tijd thuis/in het hotel, een goed teken.

We zijn los!
Zaterdagochtend starten we vroeg in de Maaspoort. Vandaag worden twee enkelwedstrijden gespeeld en zondag staan er twee enkels en één dubbelwedstrijd op het programma. Beide dagen zijn uitverkocht, per dag zitten er meer dan 2.000 bezoekers op de tribune. De deuren openen op zaterdag om 11.30 uur en om 13.00 uur gaan we van start. Het moment vlak voordat de deuren opengaan, is het drukst voor ons als organisatie: alle vrijwilligers melden zich in het EventMakers Home bij mijn collega Luca en worden gebriefd, de kaartverkoopbalie en VIP balie worden ingericht, de TeamNL fanzone is startklaar en we checken of alles rondom de baan en op tribunes netjes is. Om 11.29 uur horen we in ons oortje: de deuren zijn open!

Het publiek stroomt binnen en is in opperbeste stemming. Zoals bij elk evenement kan er onverhoopt iets misgaan en zo start het Nederlandse volkslied niet bij de openingsceremonie. Alex Nelissen, onze vaste host, lost dit perfect op door het volkslied dan maar a-capella in te zetten. Hij krijgt de hele zaal mee, bijna alsof het zo bedoeld is. Tijdens de wedstrijd loop ik veel rond om te kijken of alles goed gaat en af en toe neem ik kort op de tribune plaats om een glimp op te vangen van de wedstrijd. Aan het einde van de dag staan we met 0-2 achter (voor de volledige wedstrijdverslagen verwijs ik graag naar de KNLTB kanalen 😉). Er staat een grote uitdaging te wachten voor morgen. We sluiten de avond af met een gezellig drankje met de organisatie in het hotel.

Op zondag starten de wedstrijden om 12.00 uur. We zijn weer vroeg in touw om ons voor te bereiden op de laatste dag. Alle EventMakers hebben er weer zin in. Helaas verliest Nederland de eerste enkel, waardoor Canada de ontmoeting al gewonnen heeft. Omdat het duel al beslist is wordt de vierde enkel niet meer gespeeld, maar gaat gelijk de dubbel de baan op. De dubbel is super spannend, maar uiteindelijk staat er 4-0 op het scorebord. Een uiteraard teleurstellend resultaat. Tijdens de wedstrijden bereiden we als organisatie de afronding voor. Ruimtes achter de schermen worden opgeruimd en Robbert en ik maken de transportplanning voor morgen af.

Na de laatste wedstrijd gaat het publiek richting huis en beginnen de EventMakers en wij als organisatie aan de afbouw. De meeste speelsters vliegen op maandag door naar hun volgende toernooi. Op maandagmiddag is de gravelbaan alweer volledig verwijderd en leveren we de Maaspoort leeg op. Guus en Lars begeleiden de afbouw, ik kom thuis wat bij en sta stand-by voor transportvragen. Ook werk ik mijn mailbox bij en bel ik met mijn collega’s om weer bij te zijn voor andere opdrachten.

 

Smaakt naar meer
Ondanks het sportief teleurstellende resultaat, kijken we terug op een organisatorisch zeer geslaagde Fed Cup. Het was een week met lange dagen, maar vooral ook veel lol met een fijn team en top EventMakers. Ik kan niet wachten tot het volgende thuisduel in Nederland plaatsvindt!

 

Deze blog is met toestemming overgenomen van Sportyv.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *