Een kijkje achter de schermen bij de KNVB Bekerfinale Vrouwen

Op 11 mei, voorafgaand aan de KNVB Bekerfinale Vrouwen (Ajax tegen PEC Zwolle), spreken we met Jacqueline van der Plas en Elles van Leeuwen, projectleiders van de bekerfinale die gespeeld wordt bij Sportclub Excelsior in Rotterdam. Jacqueline is freelancer in sportmarketing en evenementen en op dit moment werkzaam als projectmanager bij het vrouwenvoetbal. Elles is projectleider evenementen bij de KNVB. Het gezellige, zonovergoten interview ontstaat bijna spontaan en geeft een kijkje in de wereld van het omtoveren van ‘n Pepsi-stadion naar ‘n Coca-Cola-stadion, draaiboekprecisie op de secondes af, en het alsmaar groter wordende vrouwenvoetbal.

Jullie zitten hier vandaag voor de bekerfinale Ajax tegen PEC Zwolle. Kunnen jullie iets meer vertellen over jullie werkzaamheden hier?
Elles: Nou, het is nu vooral in de zon zitten, haha. Nee, vooral de voorbereiding is het meeste werk. De eerste afspraak met het stadion hebben we in december gehad om de financiële kant te bespreken. En dan begint de voorbereiding. In maart zijn we hier nog geweest en hebben we met de club zelf de afspraken en taakverdeling gemaakt: wat doet de club en wat doet de KNVB?

Kunnen clubs zich zelf voor de organisatie van zo’n wedstrijd aanmelden of hebben jullie de club benaderd?
Elles: Wij hebben de club benaderd, maar ze kunnen zichzelf ook aanmelden. We hebben vooral gekeken naar een Eredivisie vrouwenclub, mede voor de promotie van het vrouwenvoetbal, en we hebben gekeken naar de grootte van het stadion. Het stadion moet passen bij het aantal bezoekers dat je verwacht.

Waar moet ik aan denken in zo’n voorbereiding? Waar ben je allemaal mee bezig? Heel veel mensen zullen denken: ze organiseren hier toch om de week een voetbalwedstrijd?
Elles: Je bent vooral bezig met de zaken die anders zijn dan normale clubwedstrijden. Er vindt bijvoorbeeld altijd een finalisten-overleg plaats bij de organiserende club. Bij een vrouwenwedstrijd moet je er bijvoorbeeld aan denken dat voor de technische staf van beide teams een aparte kleedkamer moet zijn. Alle signing van Excelsior die hier hangt moet vervangen worden door signing over de Bekerfinale Vrouwen. Er is een heel entertainment-programma en er lopen twee mascottes rond. Dat zijn zaken die anders zijn dan bij de reguliere Eredivisiewedstrijden.

Jacqueline: Een ander punt is dat je te maken hebt met twee andere clubs dan de normaal thuisspelende club. In dit geval komen vrouwenteams van Ajax en van PEC Zwolle bij Excelsior. Die zijn hier waarschijnlijk nog nooit geweest, of heel lang geleden, en hun fans ook niet. Dat betekent dat je er extra aandacht aan moet geven: hoe komen mensen hier naartoe? Op welke manier komen ze? Wie heeft de thuisspelende tribune en wie heeft de uit-tribune? Er komt meer bij kijken omdat je niet zo’n 70 procent van je eigen thuispubliek hebt. Het is echt ander publiek dat komt.

Jullie zijn nu eigenlijk een soort van tandem. Kunnen jullie iets vertellen over de taakverdeling? Hoe gaat dat in z’n werk?
Jacqueline: Elles is eigenlijk projectleider op alle projecten. Maar zij is ook al veel aan het voorbereiden voor het WK vrouwen in Frankrijk, dat begint op 7 juni. Dus zijn we gaan kijken hoe we alles het beste kunnen verdelen. Elles blijft wel altijd eindverantwoordelijke, maar ik pak een aantal taken van haar over. Het is inderdaad eigenlijk een soort tandem. De ene keer zit de een voorop en bij de volgende wedstrijd draaien we ’t om. Dan is de één de projectleider en doet de ander de ondersteunende taken. Dus het is echt van: wie gaat er vandaag voorop de fiets zitten en wie doet het de volgende keer?

Één van jullie doet de regie. Kun je iets meer vertellen wat dat inhoudt?
Elles: Ja, de regie is inmiddels best een groot onderdeel. Entertainment wordt steeds belangrijker bij wedstrijden, vooral bij de wedstrijden van de OranjeLeeuwinnen. Regie is heel breed; denk aan de videoschermen in het stadion, de muziek, afstemming met de artiesten en planning van activiteiten op het veld. Inmiddels hebben we dansers, en fun guns – CO2-kanonnen die gadgets het publiek in schieten – en mascottes die optreden op ’t veld. Het is heel breed. En voor elk onderdeel maak je een aparte briefing: voor de speaker, voor het videoscherm, voor de dansers, voor de mascottes… Dat is best veel werk.

Jacqueline: En je hebt maar een kwartier. Het moet allemaal in de rust gebeuren. Voorafgaand en na afloop is er natuurlijk ook entertainment, maar in de rust gaat het echt om secondes.

Jacqueline: In de rust heb je maar een kwartier. Dan gaat het echt om secondes

Wat is jullie rol tijdens de wedstrijd? Kun je lekker de wedstrijd zitten kijken of ben je dan druk aan het rondrennen?
Elles: Dat ligt er enorm aan welke activiteiten in de rust plaatsvinden. Zodra de aftrap is geweest ga je al nadenken over de activiteiten in de rust. Moeten we daar nog wat voor voorbereiden? Vanavond zal vooral de tweede helft voor ons druk zijn, omdat we dan de prijsuitreiking gaan voorbereiden. Dan moeten we de bloemen en badjassen klaarzetten, checken of het podium klaar is en checken of iedereen op positie staat.

Hoe groot is het team waarmee jullie op zo’n dag aan de slag zijn?
Elles: Vanmiddag zijn we in totaal met ongeveer 15 man. Bij een OranjeLeeuwinnenwedstrijd zitten we inmiddels op 50 tot 60 man.

Waar moet ik dan allemaal  aan denken? Wat voor type mensen?
Elles: Veelal extra handjes, mensen die bij allerlei activiteiten helpen. Mensen die de klappers op de stoelen, de vlaggen en kleding klaarleggen; die verantwoordelijk zijn de organisatie van de fanzone.

Jacqueline: Denk ook aan marketing-zaken. Soms schenkt een stadion een ander merk bier dan Heineken, onze partner. Dan moet je wel zorgen dat dat overal gecontroleerd is en goed hangt. Dat wordt allemaal op de wedstrijddag gecheckt.

Elles: Dan zijn er nog collega’s voor de ontvangst van de genodigden, ticketing, de veiligheidscoördinators, de stewards.

Een vraag over jullie samenwerking. Jacqueline, wat vind jij fijn aan samenwerking met Elles?
Jacqueline: Sowieso hebben we heel veel lol. We kunnen goed met elkaar werken. En ik vind dat Elles het altijd enorm strak onder controle heeft. Ze weet uit haar hoofd precies wat er moet gebeuren. En dat vind ik knap, want er moet heel veel gebeuren. Er zit gewoon een enorm draaiboek in haar hoofd. De basis is solide, het is goed voor elkaar. Natuurlijk gebeurt er op een wedstrijddag altijd wel iets geks wat je niet voorzien hebt. Maar op het moment dat je basis goed staat kun je alle dingen die links en rechts komen invliegen goed opvangen. Dat is fijn werken.

En andersom, Elles?
Elles: Ik heb Jacqueline niet voor niets gevraagd, haha. Vaak hebben we aan één woord genoeg. Als er iets moet gebeuren, weet ze precies wat. Ik hoef geen extra uitleg te geven. Dat is fijn.
En, inderdaad, de lol die we eromheen hebben.

Ziet de catering er anders uit dan bij reguliere wedstrijden?
Elles: Catering en hospitality wordt een steeds groter onderdeel. Denk bijvoorbeeld aan de sponsoren: als er een Pepsi stadion is, dan moet dat in ons geval een Coca-Cola stadion worden.
De hospitality voor de genodigden moet goed verzorgd zijn, en uiteraard ook voor de andere gasten en de vrijwilligers. Daar hoort ook een heel draaiboek bij.

Jacqueline: Bij de uitzwaaiwedstrijd op 1 juni [de OranjeLeeuwinnen tegen Australië, vlak voordat ze naar het WK in Frankrijk vertrekken] zijn veel externe partijen aanwezig. Alle partners van de KNVB zijn aanwezig en gaan iets activeren of hebben een zaal afgehuurd voor een diner. Die groepen moet je allemaal goed ontvangen. Zeker in een stadion met een beperkt aantal locaties is het echt passen en meten. De één wil aan tafel zitten eten, de ander wil een lopend buffet, en nog een ander wil gewoon alleen een broodje kroket. Dat is vaak een puzzel die je samen met de cateraar van een stadion moet oplossen. Je hebt met veel verschillende partijen te maken.
Het leuke is de verschillende manieren van samenwerken in elke regio; een overeenkomst tussen alle clubs is de trotsheid op hun eigen cluppie. En iedereen ziet ook de sympathie voor het vrouwenvoetbal en men omarmt het feit dat het steeds groter wordt. Die ontwikkeling vind ik leuk om te zien.

Elles: We waren bijvoorbeeld voor het eerst bij AZ en Vitesse. Dan kun je wel proberen uit te leggen wat die OranjeLeeuwinnenwedstrijden doen, maar als ze het dan hebben meegemaakt, dan hoor je pas: “Wow, dit is echt gaaf!”

Tot slot wil ik jullie vragen om een tip. Jullie hebben een ontzettend leuke baan en er zullen veel vrouwen – maar ook voor mannen – jaloers zijn op jullie baan. Hebben jullie een tip hoe je op zo’n mooie positie terecht kunt komen?
Jacqueline: Vooral zelf goed weten wat je wil en dat ook uitspreken. Zorg dat je een netwerk krijgt en zorg dat je ook gewoon duidelijk bent in wat je wil. En zeg dat ook hardop. Je kunt wel blijven dromen, maar als je dat in je eigen zolderkamertje blijft doen… Je moet wel die stap durven zetten om je droom ook werkelijkheid te kunnen maken.

Elles: Ik zou zeggen: doen. Niet stil blijven zitten, maar doen. Pak vrijwilligerswerk op, laat je zien, praat met mensen. Laat zien dat je het kan. Zorg ervoor dat je meerdere keren met verschillende mensen kunt werken en dan kunt laten zien wat je kan. De vervolgstap is om contact te blijven houden en duidelijk aan te geven wat je wilt. Dan kom je er wel.