Een kijkje achter de schermen

Hoe beleefde Yvonne de Elfstedenzwemtocht?

In een eerdere post vroeg Esther Yvonne Tamminga de hemd van het lijf. Eén evenement waar Yvonne toen over sprak, was de 11stedenzwemtocht. Op haar eigen blog, SportYv, blikt ze daar nog eens extra op terug.

Schrijf jij een terugblik op de 11stedenzwemtocht? Ja, dat doe ik, zei ik enthousiast. Eenmaal achter de laptop vraag ik me af wat jullie dan zouden willen lezen? Wat hoort er in een terugblik? Hoe orden ik mijn gedachten en vertrouw ik ze toe aan dit papier?

Op het moment dat ik begin te typen, is het alweer drie weken geleden dat Maarten van der Weijden aantikte in Leeuwarden. Trots, moe maar alert en licht emotioneel staan we aan de waterkant bij de Grote Wielen te wachten tot hij door de erehaag van de meezwemmers aan komt zwemmen richting finish. Als verrassing voor Maarten hebben we Reinier Paping bij de finishboog klaarstaan, de man die in 1963 de Elfstedenzwemtocht won op precies deze locatie. Dat wordt een mooi moment, schiet door mijn hoofd.


Hij flikt het

Zodra Maarten aangetikt heeft, kijken Yvon en ik elkaar even indringend aan. Zonder woorden zeggen we tegen elkaar: hij flikt het, we hebben het voor elkaar gekregen! Maar we moeten scherp blijven, want de hectiek gaat losbarsten. Het vervolg op dit fragment hebben velen van jullie via TV, internet of radio gevolgd. Ik neem jullie mee in de reis die we met SportYv, ons bedrijf waarmee we verantwoordelijk waren voor de organisatie van de 11stedenzwemtocht, hebben afgelegd tot aan het moment van de finish die heel Nederland te zien kreeg.


Missie

Ergens in februari spreek ik Maarten. Hij vraagt of ik de vacature van algemeen directeur voor zijn Foundation toevallig voorbij heb zien komen. Jazeker, antwoord ik met een lichte glimlach. Inmiddels weet ik dat een vraag van Maarten nooit zomaar een vraag is. Hij vertelt me dat hij meer en meer denkt aan het ondernemen van een tweede poging om de Elfstedentocht zwemmend af te leggen, dit keer met veel meezwemmers. Of ik er in geloof dat we met de geleerde lessen van 2018, een goed plan en een gestructureerde aanpak het succes van vorig jaar kunnen evenaren. We starten aan een missie.

De eerste weken treffen we voorbereidingen in de spreekwoordelijke achterkamers. Is er voldoende draagvlak bij de stakeholders? Vinden we een geschikte locatie op de route voor een groot meezwemevenement? Zijn we in staat om een projectorganisatie te bouwen die naast de inzet van SportYv volledig berust op vrijwilligers? Vinden we partners en sponsoren die onze kosten willen dragen, zodat we kunnen beloven dat 100% van de donaties naar de onderzoeken gaat? Welke onderzoeken worden door de patiëntenverenigingen voorgedragen aan de Stichting om te ondersteunen? Welke inspiratoren kunnen en willen staan voor deze onderzoeken? Het zijn vragen waar we uiteindelijk antwoorden op gevonden hebben.

Rond 1 april treedt Maarten (eindelijk) naar buiten. Er is veel aandacht voor zijn verhaal, de nadruk ligt vooral op zijn uitdaging om de Elfstedentocht zwemmend af te leggen. De website staat klaar, de inschrijvingsprocedure voor de meezwemmers start en het donatieplatform gaat open. We verwachten dat de aanmeldingen voor het meezwemmen storm zullen lopen.


Bouwen, zoeken en aanvragen

In de weken na de bekendmaking bouwen we aan de projectorganisatie. We vinden 11 kanjers voor de rollen als rayonhoofden, er gaat een team van 3 vrijwilligers aan de slag om alle vragen van de meezwemmers te beantwoorden, we bouwen een operationeel team, we zoeken coördinatoren voor het meezwemevenement en het bezinningsprogramma en het team rondom Maarten wordt geformeerd. Partners van het eerste uur, Holland Casino en Hamilton Bright, stappen wederom in.

We starten met de vergunningsaanvragen, waar veel werk uit voortkomt. We ervaren veel steun vanuit de bestuurders van de provincie en gemeenten in Friesland. Op het thema veiligheid hebben we flinke uitdagingen met de verwachte toestroom van bezoekers. En om de veiligheid van de meezwemmers te kunnen garanderen, moeten we gedegen plannen maken en uitschrijven. Terugkijkend is geen dag zonder uitdagingen geweest. Veel deadlines waren al verstreken voordat we ze aan gegaan waren. De tijdsdruk was hoog en de lat lag meestal nog hoger.


Als een trein

Op vrijdag 21 juni ging Maarten om exact 17:30 uur te water in de Swettehaven te Leeuwarden onder muzikale begeleiding van de band Vangrail, die ‘Space Oddity’ speelde. De NOS was er live bij en iedereen was enthousiast over het verloop van de start. Het voelde heel even onwerkelijk dat het echt begonnen was. Al snel ging iedereen op pad om zijn of haar taken uit te voeren.

De voorbereidingstijd was kort geweest en toch wisten alle teams zich goed te organiseren en liep de organisatie als een trein. Al in Sneek en IJlst stond het rijen dik langs de kant met publiek. We waren direct onder de indruk van hoe de tocht van Maarten al leefde in Friesland en daarbuiten. Elke doorkomst in elke stad was een groot feest. Yvon en ik verdeelden ons over de verschillende steden en we waren 24/7 bereikbaar. Michèle stuurde namens EventMakers alle kanjers van vrijwilligers aan die zich dag en nacht inzetten voor de tocht.

Normaal gesproken is hetgeen vaststaat in de organisatie van een evenement de datum, locatie en tijd. Uniek aan dit weekend was natuurlijk dat juist de tijden per locatie niet vastlagen. Dit vroeg enorme flexibiliteit van de vrijwilligers, leveranciers, inspiratoren, bezoekers, et cetera. Ook het inspelen op situaties (zoals het nationaal hitteplan en de landelijke crisissituatie tijdens de 112-storing op de finish-dag) hield ons scherp😉.

Via een alleen-lezen appgroep werd iedereen binnen de projectorganisatie op de hoogte gehouden over de status van Maarten, de doorkomsttijden in de steden, de actuele situatie van de meezwemmers en eventuele bijzonderheden. Dit werkte perfect.


Synchroon

De vrouw van Maarten, Daisy, vroeg me gisteren: ‘wat was jouw meest bijzondere moment tijdens de tocht?’ Ik vertelde haar dat dit absoluut het meezwem-moment van Kay van der Kooij was geweest, de weduwnaar van Paulien van Deutekom. We ontmoetten elkaar op zondagmorgen heel vroeg in Kimswerd op de route. We stonden te praten in Kimswerd en al snel kwamen enkele bewoners op ons geluid af. We werden verwelkomd met koffie en thee en de voordeuren werden letterlijk voor ons opengesteld. Kay is een geoefende zwemmer en hij ging ruim 5 kilometer met Maarten meezwemmen van Kimswerd naar Harlingen. Harlingen was tijdens de tocht de stad van Paulien en het onderzoek naar huid- en longkanker stond hier centraal. De heren troffen elkaar in het water en een groet met een high five was genoeg om te starten aan hun gezamenlijke deel van de tocht. Ze zwommen bijna synchroon en zonder dat er woorden waren, wisten ze waar ze samen naar op weg waren. Deze twee uur stonden voor mij symbool voor de doelstelling van dit evenement.

Natuurlijk zijn er nog heel veel andere mooie herinneringen. Het is ook heel interessant om de verhalen van het team op het land (wij als organisatoren) en het team op het water (coaches, medische staf en schippers) te delen. Je beleeft hetzelfde evenement vanuit een ander perspectief.


Trots!

Tot slot grijp ik dit schrijven nog maar eens aan om te benoemen hoe trots ik ben op het team dat deze 11stedenzwemtocht mogelijk heeft gemaakt: Maarten en Daisy, de bestuursleden, 80 langetermijnvrijwilligers, honderden evenementenvrijwilligers, de Provincie Fryslân, de 11 Friese steden binnen de 7 betrokken gemeenten, onze partners en sponsoren en alle mensen die langs de kant stonden en gedoneerd hebben. Het was een geweldige ervaring om gezamenlijk deze mooie herinneringen te maken.

Deze blog is met toestemming overgenomen van Sportyv.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *