Esther in Brazilië: FIFA U-17 World Cup

Het is zover: het volgende FIFA-avontuur gaat beginnen! Na de FIFA World Cup in Rusland in 2018, de FIFA U-20 World Cup in Polen eerder dit jaar, is nu Brazilië aan de beurt: de FIFA U-17 World Cup. De komende weken ga ik als FIFA Marketing Venue Manager in Estâdio Olimpico in Goiânia aan de slag.

Vrijdag 18 oktober
Voor dag en dauw gaat de wekker, want mijn vlucht vertrekt al om 7:00 vanaf Schiphol. Via Lissabon vlieg ik naar de hoofdstad van Brazilië, Brasilia. Dit is ook een van de speelsteden van het WK en de stad waar de openingswedstrijd en de finale worden gespeeld. Niet geheel toevallig zit hier ook het FIFA HQ hotel en zodoende is dit de startlocatie voor alle “functional areas” voordat ze naar hun eigen venues gaan. In Lissabon kom ik al de eerste bekende tegen: mijn marketing-collega uit de andere venue in Goiânia, een Braziliaan die in Londen woont en werkt.

Om 15:30 plaatselijke tijd landen we in Brasilia en worden mijn collega en ik keurig opgevangen door de transport crew en naar het hotel vervoerd. De rest van de dag staat in het teken van kennismaken, de eerste briefing en onze materialen ophalen: event-telefoon, laptop en in sommige gevallen de FIFA- en VIK-kleding. VIK staat voor value in kind; producten of diensten die door een partner/sponsor worden geleverd als onderdeel van het sponsorcontract; omdat adidas een van de FIFA-partners is, krijgen we naast FIFA-kostuums ook adidas kleding om op de niet-wedstrijddagen te dragen.

Daarna is het de uitdaging om zo lang mogelijk wakker te blijven om die jetlag zo snel mogelijk achter me te laten.

Zaterdag 19 oktober
Kick-off meeting! Wederom vroeg op; dat lukt vrij makkelijk met die jetlag;-)
Vandaag krijgen we een briefing over onze werkzaamheden de komende weken en leer ik ook mijn counterpart van het LOC (Local Organising Committee) kennen.

In elke venue is er een FIFA Marketing Venue Manager en een LOC Marketing Coordinator en dit is voor de meeste andere functies het geval.
De FIFA staff richt zich in de meeste gevallen meer op de competitie-gerelateerde zaken; het contact met de teams over marketingzaken loopt bijvoorbeeld via mij. De LOC staff richt zich meer op de logistiek en lokale zaken, zoals contacten met o.a. Coca-Cola over de VIK-leveringen. Vanwege de toernooi-ervaring en taal is dit de meest logische verdeling.

Waar zijn mijn collega’s en ik tijdens het toernooi dan allemaal verantwoordelijk voor?
De belangrijkste taak is om alle sponsorbelangen te behartigen, de zogenoemde rights delivery; alles waar een logo en/of sponsorlogostrip op staat valt onder marketing. Maar ook bijvoorbeeld het Youth Programme (de kinderen die meedoen aan de pre-match-ceremonies), de Food & Beverage Concessions (verkooppunten voor alle bezoekers) en de gehele VIK (zowel adidas als Coca-Cola) vallen onder onze verantwoordelijkheid. Eerder schreef ik al over mijn werkzaamheden op een wedstrijddag.

Omdat ik al twee eerdere toernooien heb gedraaid in deze rol, is het nu vooral belangrijk om te horen wat de specifieke lokale situatie is en wat de wijzigingen ten opzichte van andere toernooien zijn. 

Eind van de middag vertrekken we met de hele groep naar het stadion in Brasilia voor de Pre-match Ceremonies rehearsal. Dit is de ceremonie die plaatsvindt voor de wedstrijd: de grote centre circle banner en alle vlaggen en players escorts die met de spelers het veld op komen. We sluiten de dag af met een gezamenlijk hapje en drankje op het dak van het hotel.

Zondag 20 oktober
Samen met drie Brazilianen vertrek ik naar Goiânia; ik krijg er een beetje een roadtrip-gevoel bij. Onderweg worden er weetjes over de omgeving gedeeld en we maken een stop langs de weg voor een typisch lokale snack.

’s Middags breng ik een eerste bezoek aan het stadion en probeer ik zo snel mogelijk mijn weg te vinden. In de wat kleinere stadions is dit wat makkelijker en overzichtelijker dan bijvoorbeeld in het stadion in Volgograd waar ik vorig jaar werkte. 

Maandag 21 oktober – vrijdag 25 oktober
De volgende dagen staan in het teken van kennismaken met het venue team, het klaarmaken van de venue voor de eerste wedstrijddag, het checken van alle boarding en signage die geïnstalleerd moet worden, het organiseren van de VIK, het repeteren voor de Pre-match Ceremonies en de meetings met de teams.

Elk team heeft een Team Arrival Meeting waarbij allerlei zaken over het toernooi worden uitgelegd, o.a. op het gebied van medische en  scheidsrechterszaken, denk hierbij aan uitleg over de VAR.

Tijdens het toernooi tellen we af naar de wedstrijddagen en er wordt dus gesproken over Match Day-1 (in het kort MD-1).
Op MD-1 vindt de Match Coordination Meeting (MCM) plaats, waarbij de spelende teamdelegaties aanwezig zijn. Aangezien wij double headers – twee wedstrijden achter elkaar – spelen, zijn er bij onze MCM vier teams aanwezig. Tijdens deze meeting wordt alle informatie over de wedstrijd gedeeld en wordt er bijvoorbeeld ook een definitieve keuze gemaakt over de kleuren waarin gespeeld wordt.

Een ander belangrijk onderdeel van de werkzaamheden tijdens deze dagen is om het Marketing Team te briefen en voor te bereiden op de wedstrijddagen; zij helpen bij de distributie van alle VIK, bij de briefing van de kinderen van de Youth Programmes en bij alle andere marketing-gerelateerde taken tijdens zo’n toernooi.
Dat zorgt af en toe voor wat communicatie-uitdagingen, want niet iedereen spreekt Engels. In Rusland en Polen was dat soms wat lastiger, maar hier in Brazilië kom ik een heel eind met mijn “Portiñol” en anders is er altijd nog Google Translate.
Zonder het team is het onmogelijk om een goed resultaat neer te zetten en ook deze keer weer ben ik heel erg blij met het team!

Zaterdag 26 oktober: Match Day!
De dagen zijn voorbij gevlogen! Wil je meer lezen over de werkzaamheden op een wedstrijddag zelf? Klik dan hier.

Bovenstaand is slechts een deel van de werkzaamheden die mijn werk bevat; heb je hier specifieke vragen over of wil je meer weten? Reageer dan hieronder of stuur een berichtje via mail, instagram, Facebook of Twitter.