Esther & Priscilla,  Events,  Kick ass ladies,  Sports

Wat een tweet teweeg kan brengen – de avonturen en ervaringen van Esther & Priscilla

Priscilla: Hoi Esther, voel je ook de lente in de lucht. Heerlijk hè? Hier aan het strand en bos van Muiderberg voel je de veranderende natuur van dichtbij. Alle planten en bomen staat op uitbarsten en het vogelgekwetter begint al ’s ochtends vroeg, echt fantastisch!

Maar goed, over tot je vragen. Inderdaad maken we soms lange dagen bij een project, maar ik merk dat ik redelijk goed ben in de balans houden. De dag voor de wedstrijd (zogenaamd Match day -1) en de wedstrijddagen zijn het langst, simpelweg omdat de wedstrijden vaak pas om 21 uur aftrappen en je, inclusief alle pers/mediazaken en nog een korte bespreking na afloop, meestal niet voor 2 uur in bed ligt. Daarentegen de andere dagen probeer ik altijd op een redelijke tijd de werkzaamheden te staken. Ik geloof erg in efficiëntie en niet persé hele lange dagen maken als dat kan. Ook bouw ik altijd tijd in om te sporten. We zitten vaak in hotels met een fitness en één van mijn trucs is om voorafgaand aan het toernooi al wat sessies in te plannen met een personal trainer. Op die manier verplicht ik mijzelf om te gaan sporten en dat houdt me fit voor het toernooi. Je leeft natuurlijk ook op adrenaline in zo’n periode, je bent steeds geconcentreerd en alert dus na thuiskomst is een rustperiode zeker noodzakelijk en heerlijk!

Hoe is jouw event trouwens geweest?

Esther: sprekende over die goede balans, die is er in de weken voorafgaand aan Tomorrowland Winter niet echt geweest bij me. Het is heel pittig geweest, ik heb hele lange werkdagen gemaakt. Je weet dat de event-business sowieso geen 9 – 17 baan is, maar in dit geval was het extra zwaar. Dat kwam mede omdat het een eerste keer was; de eerste keer zo’n grootschalig event in de bergen. Op zich ben ik dat wel gewend omdat ik veel sportprojecten heb gedaan waarbij het ‘een first’ was, maar elk project heeft zijn eigen uitdagingen.
Ik neem mezelf elke keer voor om meer aan mezelf te denken, maar als je dan in de event-gekte zit, merk je toch dat je wat grenzen overgaat die voor een buitenstaander lastig te begrijpen zijn. En achteraf gezien voor mezelf ook. Maar dat zit gewoon in me.
Eventmanagement wordt vaak onderschat, mensen denken vaak dat ze dat er wel even bij kunnen doen. Maar het grote verschil tussen een projectmanager en een eventmanager is dat heel veel projecten vertraging oplopen en dat is bij een event echt niet mogelijk. Een Noordzuid-lijn kan blijkbaar gerust een aantal jaar later gaan rijden, en uiteraard gaat veiligheid voor, maar dat is toch zowel qua tijd als qua kosten van den zotte? Maar een WK voetbal of een event als Tomorrowland Winter kan lastig een paar weken of maanden uitgesteld worden, alleen omdat de organisatie niet gereed zou zijn….

Een van de uitdagingen waar we mee te maken hadden was het weer. Waar we in de voorbereidingen schitterend weer hadden, waren de weergoden ons tijdens de event-week niet echt gunstig gezind. Een festival tijdens een sneeuwstorm is een aparte gewaarwording. De gehele Alpen hadden hiermee te kampen, maar toen er aan het begin van de week een aantal mensen met sneeuwcats van de berg gehaald werden (super goede service) stond er groot uitgelicht in de Vlaamse kranten dat er 250 mensen geëvacueerd waren. Dat scoort blijkbaar…
Over uitvergroten gesproken: afgelopen zomer ging jouw goedbedoelde tweet over de kleedkamer van Japan viraal en heb je deze verwijderd. Wat is het verhaal hierachter?

Priscilla: Jeetje wat een avonturen heb je beleefd! En wat een geweldige ervaringen om weer mee te nemen naar volgende evenementen! Maar heftig op het moment. Je zegt “dat zit gewoon in me”, en ik begrijp wat je zegt, maar is dat ook niet iets waar je aan zou kunnen werken zodat het niet gebeurt? Door vooraf grenzen voor jezelf te stellen en je daar ook aan te houden, bijvoorbeeld elke twee uur een pauze of wat ook? Hoe kijk jij hiernaar?

Mijn tweet is een leven op zich gaan leven inderdaad. Lang verhaal kort; na afloop van een wedstrijd in mijn stadion heb ik een foto van een brandschone kleedkamer gepost op Twitter. Deze ging binnen een paar uur viraal en van schrik heb ik die verwijderd. Vervolgens ontstond er naast de oorspronkelijke virale tweet een verhaal dat ik ontslagen was en daarom mijn tweet had verwijderd. De dag erna was ik in Moskou-mijn laatste wedstrijd was geweest en dus was ik op weg naar huis- en ik twitterde iets heel neutraals vanuit Moskou, ook om de ontstane commotie wat te sussen, dit werd weer opgepakt als bevestiging dat ik was ontslagen en naar huis moest. Het was een bizarre situatie om in te zitten maar waanzinnig interessant hoe snel dit kan gaan en wat de impact kan zijn. Tot op de dag van vandaag zijn mensen mijn oorspronkelijke tweet aan het retweeten.

Zit jij op social media tijdens events en krijg jij richtlijnen mee vanuit de organisatie wat wel en niet gepost mag worden? Welke grenzen trek jij hierin voor jezelf?

Esther: Je hebt helemaal gelijk qua grenzen stellen. Dat is ook altijd mijn uitdaging. Ik ben er inmiddels al beter in dan een aantal jaren geleden. Ik neem bijvoorbeeld altijd tijd voor een lunch- en dinerpauze, waar ik in het verleden nog wel eens achter de computer mijn maaltijd naar binnen schoof. Ik probeer dat te combineren met een kleine wandeling; dan heb ik wat beweging (moet toch aan mijn 10.000 stappen komen) en nog belangrijker, frisse (berg)lucht! In Alpe d’Huez hadden we stepjes waarmee we op stap konden, dus daar deed ik regelmatig een rondje om de vorderingen van de opbouw te zien, die fase in een event vind ik altijd het mooist, het gaat echt leven.
Wat het voor mij zwaar maakte is de nachtelijke uren werk. Omdat ik een coördinerende functie had, was ik tijdens de werkdagen vooral bezig om veel vragen te beantwoorden zodat het team verder kon. Normaal gesproken probeer ik alles zoveel mogelijk gereed te hebben voor de laatste fase, zodat ik de tijd hiervoor heb. Alleen waren er nu best wat zaken laat bekend en gereed, dat hoort een beetje bij een eerste event. Dit betekende wel dat ik vaak nog de nachtelijke uren moest gebruiken om te zorgen dat alle deadlines werden gehaald.
Gelukkig heeft het harde werk van alle betrokkenen wel zijn vruchten afgeworpen: de eerste editie is geslaagd!
Alhoewel ik helaas niet veel van het event zelf heb meegekregen, ben ik wel trots om hieraan mee gewerkt te hebben. Tomorrowland staat toch bekend als “Champions League voor DJ’s” en ik kan me hier alleen maar compleet bij aansluiten. Wat een show, echt heel indrukwekkend!

En over social media gesproken, een interessante vraag!

Ik kwam laatst een (niet-digitale) foto tegen van mijn eerste toernooi en toen bestonden social media nog helemaal niet, of misschien alleen Hyves. Tegenwoordig is dat natuurlijk een heel fenomeen op zich. Daarin een balans vinden, vind ik af en toe best een uitdaging. 
Zelf vind ik social media een leuk middel; allereerst om het thuisfront op de hoogte te houden van wat ik doe. Daarnaast doe ik het enerzijds ook om mensen een kijkje achter de schermen te kunnen geven, een van de redenen dat ik KICK-ES ben gestart. En anderzijds is het ook deels mijn visitekaartje. Als zelfstandige moet je jezelf toch elke keer weer verkopen en ik heb dat te lang niet voldoende gedaan. Het is niet dat ik dit nu continu doe, maar het is goed dat mensen met je in aanraking komen en zien waar je mee bezig bent. Zoals een van de vrouwen in een interview tegen me zei: “Ik stuur elke keer als ik beschikbaar ben een mail aan al mijn contacten. Dat vind ik best lastig, want dan voelt het een beetje als leuren om een functie”. Tot een van mijn contacten reageerde: ik ben blij dat je dit stuurt, hoe moeten we anders weten dat je beschikbaar bent?” Dat was ook voor mij een eye-opener. 
Wel houd ik me qua social media natuurlijk aan de richtlijnen vanuit de organisatie en laat ik alleen maar zien wat wel gepost mag worden.

Priscilla: Ik ben trouwens benieuwd of je al meer nieuws hebt over een aanstelling voor het WK Vrouwen of misschien voor een ander FIFA toernooi dit jaar? De aandacht gaat natuurlijk grotendeels naar de WK’s en Olympische Spelen, maar er zijn zoveel toernooien in allerlei leeftijdscategorieën en daarnaast natuurlijk nog zaalvoetbal, CP voetbal enzovoorts enzovoorts  Ook daar gaan altijd hele FIFA teams naartoe. Ben jij weleens naar zo’n ‘ander’ toernooi geweest om te werken?

Esther: Ja, ik heb leuk nieuws! Ik mag naar het FIFA WK onder 20 in Polen.  
Vanuit FIFA of UEFA heb ik nog nooit voor zo’n ‘ander’ toernooi gewerkt, maar mijn ‘voetbalcarrière’ is begonnen met het FIFA WK tot 20 in 2005, waardoor het voor mij extra bijzonder is om hieraan mee te werken. Daarna heb ik ook meegewerkt aan het UEFA EK onder 21 en voor mij zijn deze toernooien een geweldige leerschool geweest. Het is kleinschaliger, maar dat is juist ook weer de charme van zo’n toernooi en daardoor krijg je ook te maken met een breder palet aan werkzaamheden. 
Ik ben straks dus een paar weken in Polen aan het werk, ga erna meteen door naar Portugal om de Nations League te volgen en aansluitend begint het WK Vrouwen. Ik ben en blijf Oranje-supporter, dus vind het super om deze twee toernooien als fan te volgen.

Priscilla: Fantastisch dat je bent aangesteld!! Wat wordt je rol in Polen en weet je al in welke stad je geplaatst bent? Het Onder 20 is een superleuk toernooi en wordt ook steeds professioneler. Veel van de spelers zitten normaal gesproken al in eerste divisies van hun landen. Wanneer wordt het eigenlijk gespeeld?

Heb je nog andere projecten in de planning?

Wij hebben met de Topsport Community, waar ik operationeel directeur van ben, een geweldige avond gehad in het Nieuwe Luxortheater in Rotterdam. We hadden zo’n 110 mensen uit ons netwerk uitgenodigd, allemaal topmensen uit de sport, bedrijfsleven, wetenschap en cultuur,  en we werden getrakteerd op optredens door Scapino, de band Haven en een prachtige acrobatische act terwijl wij aan tafel óp het podium zaten en de optredens in het midden plaatsvonden. Het themajaar TEAM werd afgetrapt, we hadden een emotioneel contact met Bibian Mentel vanuit het ziekenhuis waar zij aan haar herstel werkt en als één van de taartkersen ontving Jeroen Otter de Topsport Community Award. Al met al een geweldige avond met veel bijzondere mensen en verhalen. Het motto: Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder!

Esther Huijsmans en Priscilla Janssens zijn ervaren professionals in de sport- en eventwereld. Maandelijks delen zij hun ervaringen op KICK-ES.
Priscilla is sinds 2011 Operationeel Directeur van de Topsport Community. Tevens werkt zij sinds 2004 voor UEFA als Venue Director bij Champions League en Europa League wedstrijden en bij de vrouwelijke eindtoernooien; sinds enige jaren vervult zij deze rol – in dit geval General Coordinator (GC) genoemd – ook bij FIFA eindtoernooien. Tijdens het FIFA WK voetbal 2018 in Rusland was zij een van de twee vrouwelijke GC’s, een unicum in de geschiedenis van FIFA.
Esther heeft ruim 15 jaar ervaring in sportevenementen, in diverse rollen. Op haar tracklist staan o.a. de Olympische Spelen, het EK en WK voetbal en de Europese Spelen. Recent werkte zij als FIFA Marketing Venue Manager in Volgograd en als Venue Manager Breda bij het EK Vrouwenvoetbal 2017. Tijdens dat event was Priscilla aangesteld als UEFA Venue Director, ook in Breda, en ontstond er naast de werkrelatie een mooie vriendschap.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *