Laura Oskam deelt haar belevenissen als Long Term Volunteer voor EURO 2020 in Amsterdam #1

Laura Oskam is als Long Term Volunteer betrokken bij EURO 2020 in 2021. In een reeks artikelen vertelt ze over haar ervaringen en geeft ze ons een kijkje achter de schermen bij de organisatie van het evenement. In dit eerste artikel legt ze uit hoe ze Long Term Volunteer is geworden en wat dat eigenlijk betekent, “Long Term Volunteer” zijn.  

Ik ben naast mijn werk als projectmanager Long Term Volunteer voor het EK voetbal dat komende zomer gaat plaatsvinden. Het EK zou natuurlijk eigenlijk vorig jaar al gespeeld moeten worden, vandaar ook de naam “EURO 2020”, maar zoals jullie waarschijnlijk niet ontgaan is, moest het toernooi helaas uitgesteld worden vanwege de COVID-pandemie. Wat de invloed daarvan is op mijn werk als Long Term Volunteer zal ik een andere keer uitleggen, want in dit artikel wil het vooral hebben over hoe het is om Long Term Volunteer te zijn en hoe ik dat geworden ben. Voor dat laatste moeten we even terug naar 2017, want daar is het eigenlijk allemaal begonnen voor mij.  

In de zomer van 2017 was het EK voetbal voor vrouwen in Nederland en omdat ik het vrouwenvoetbal toen al redelijk volgde en ik graag onderdeel wilde uitmaken van zo’n uniek evenement in Nederland, heb ik in aanloop naar het toernooi eens uitgezocht of het mogelijk zou zijn om daar vrijwilliger te zijn. Uiteraard waren ze op zoek naar heel veel vrijwilligers en ik mocht aan de slag in Het Kasteel, het stadion van Sparta in Rotterdam. Dit was voor mij de eerste keer dat ik vrijwilliger was bij een groot sportevenement en ik keek mijn ogen uit! Al tijdens de informatieavond voor de vrijwilligers was ik onder de indruk van de organisatie. Ik had er eigenlijk nooit echt bij stil gestaan wat er allemaal bij kwam kijken, maar ik kon toen al zien dat er veel moeite was gedaan om er een leuke en informatieve avond van te maken, inclusief aankleding in de stijl van het EK. Toen ik een week later mijn accreditatie en kledingpakket mocht ophalen, begon het al helemaal te kriebelen; ik kon niet wachten om van start te gaan! Het evenement was een groot succes, natuurlijk mede dankzij de fantastische prestaties van de Oranjeleeuwinnen. En ook voor mij persoonlijk waren het ook twee super leuke weken waar ik heel veel mooie herinneringen aan heb overgehouden. Ik krijg nog steeds kippenvel als ik denk aan het moment dat Sherida Spitse scoorde in de groepswedstrijd tegen Denemarken, terwijl ik letterlijk naast de goal achter de boarding stond. Maar vooral het teamgevoel en de kick van het kunnen bijdragen aan een geslaagd evenement voor zowel de sporters als de toeschouwers zijn mij heel erg bijgebleven. Want ook de dag dat ik op het parkeerterrein stond om alle bezoekers een parkeerplaats toe te wijzen, was fantastisch. En ik zal nooit vergeten hoe we in de stromende regen met man en macht bezig waren om het water van het veld te “vegen” in de hoop dat de wedstrijd toch nog gespeeld kon worden.  

Maar genoeg over WEURO 2017, ik zou het gaan hebben over EURO 2020. Hoe ben ik daar bij betrokken geraakt en hoe ben ik Long Term Volunteer geworden? Dat kwam vooral doordat ik na de mooie ervaring van 2017 vastbesloten was om bij het volgende voetbalevenement in Nederland weer als vrijwilliger aanwezig te zijn. Vanaf dat moment hield ik daarom alle kanalen van de KNVB en de Facebookgroep van WEURO 2017 goed in de gaten, om maar niet een oproep te missen. Het EK voetbal in 2020 dat naast elf andere speelsteden ook in mijn woonplaats Amsterdam plaats zou vinden, was natuurlijk een unieke evenement waar ik graag bij wilde zijn! Toen er in maart 2019 een oproep kwam voor de Long Term Volunteers was dat eigenlijk een verrassing; ik wist niet dat zoiets bestond en dat je dus al ver voor de start van het toernooi een bijdrage kon leveren als vrijwilliger. Na het lezen van de “functieomschrijving” was ik echter direct enthousiast en dus heb ik mijn CV en een korte motivatiebrief ingestuurd. Na een gesprek met de vrijwilligerscoördinator van EURO 2020 in Amsterdam kreeg ik te horen dat ik mij vanaf april 2019 Long Term Volunteer mocht noemen. Dat klinkt natuurlijk heel leuk, maar wat houdt dat dan in? 

In het geval van EURO 2020 betekent het dat je de vrijwilligerscoördinatoren van het EK helpt met alle voorbereidingen die te maken hebben met de vrijwilligers die tijdens het toernooi aan de slag gaan. Het afgelopen jaar hebben we vooral geholpen met het werven en selecteren van de vrijwilligers, maar we denken bijvoorbeeld ook mee over de kick-off / informatiebijeenkomst voor de vrijwilligers, we gaan helpen met het maken van de planning op basis van de beschikbaarheden en we denken na over de inrichting van het volunteershome (de ontmoetingsplek voor de vrijwilligers tijdens het toernooi). Daarnaast is het voor de organisatie fijn om tijdens het toernooi wat bekende gezichten te hebben, want wij zullen tijdens het toernooi zelf natuurlijk ook aan de slag gaan als vrijwilliger.  

Het team van Long Term Volunteers bestaat uit ongeveer 30 mensen en is een leuke mix van verschillende leeftijden en achtergronden. Sommige mensen zijn al een tijd werkzaam in de sport, terwijl voor anderen voetbal vooral een hobby is. Maar allemaal hebben we een passie voor de sport en zijn we vastberaden om van EURO 2020 een groot succes te maken. Iedereen zet zich vrijwillig in, maar je krijgt er een unieke ervaring voor terug en het is daarnaast heel leerzaam om mee te maken. Omdat ik zelf ook graag in de sport zou willen werken, is het daarnaast ook fijn dat ik op deze manier een netwerk kan opbouwen. Inmiddels kennen we elkaar namelijk behoorlijk goed en ik ben er dan ook van overtuigd dat we ook na het toernooi nog veel contact zullen houden.   

Onze eerste bijeenkomst was al in mei 2019 toen we op de KNVB-campus in Zeist uitleg kregen over de opzet van het toernooi en de verschillende vrijwilligersrollen tijdens het toernooi, dat zijn er namelijk nogal wat. Daarnaast kregen we een training in het voeren van selectie- / kennismakingsgesprekken en was er natuurlijk ook tijd om elkaar beter te leren kennen. Voor EURO 2020 (in 2021)  zijn we op zoek naar ongeveer 1000 vrijwilligers en omdat we het belangrijk vinden dat alle vrijwilligers gemotiveerd zijn en een rol toebedeeld krijgen die bij ze past, voeren we kennismakingsgesprekken. Er zijn veel meer aanmeldingen dan plekken en daarom is het tegelijkertijd ook een soort selectiegesprek. Dit klinkt heftiger dan het is; we zijn vooral benieuwd naar de motivatie van de kandidaten. Sommige mensen melden zich namelijk aan omdat ze vanuit hun opleiding verplicht vrijwilligerswerk moeten doen, maar hebben eigenlijk helemaal geen zin in het toernooi. En er zijn ook mensen die vooral heel graag gratis de wedstrijd willen bekijken en die verwachten dat je als vrijwilliger de hele wedstrijd langs het veld mag staan. Wij proberen dan uit te leggen dat het er als vrijwilliger vooral om gaat dat je een bijdrage levert aan het succes van het toernooi en dat je zeker iets van het toernooi mee gaat krijgen, maar dat je vaak niet naar de wedstrijden kan kijken. Een deel van de vrijwilligers zal tijdens de wedstrijden ook niet in het stadion aanwezig zijn, maar ik kan uit eigen ervaring vertellen dat er ook buiten het stadion genoeg leuke dingen te doen zijn. En één ding is zeker, je wordt sowieso ondergedompeld in de sfeer van het toernooi en in de oranjegekte die hopelijk gaat ontstaan.  In 2019 hebben we van augustus tot en met november, verdeeld over twaalf avonden en zaterdagen heel veel selectiegesprekken gevoerd en ongeveer 1000 mensen blij kunnen maken met het nieuws dat ze als vrijwilliger aan de slag mogen tijdens EURO 2020. Het voeren van die gesprekken vond ik heel leuk om te doen, niet alleen omdat ik een HR achtergrond heb, maar vooral omdat heel veel mensen tijdens het gesprek al beginnen te stralen als ze het over het toernooi hebben. Veel potentiële vrijwilligers hebben al eerder meegeholpen bij een evenement, bijvoorbeeld tijdens EURO 2000 of WEURO 2017 en willen er dit keer ook heel graag bij zijn.  

Het EK zou natuurlijk tijdens de zomer van 2020 al plaatsvinden, maar vanwege de COVID-pandemie kon dit helaas niet doorgaan. Gelukkig is het evenement niet afgelast, maar uitgesteld. Hoewel er in deze tijd niks zeker is, gaan we er tot op heden dus van uit dat EURO 2020 in de zomer van 2021 gaat plaatsvinden. De meeste vrijwilligers die afgelopen zomer aan de slag zouden gaan als vrijwilliger zijn er volgend jaar gewoon bij (maar liefst 88%), maar helaas zijn er ook mensen die komende zomer geen vrijwilliger meer kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze in de zomer van 2021 niet beschikbaar zijn. Daarom gaan we de komende maand weer selectiegesprekken voeren. En hoewel de reden natuurlijk absoluut niet leuk is, kijk ik er wel weer naar uit om samen met de andere Long Term Volunteers aan de slag te gaan en heel veel nieuwe mensen te spreken! 

Wil je weten waarom de gesprekken de komende periode anders zullen zijn dan de gesprekken die we vorig jaar hebben gevoerd en hoe we ons daar als Long Term Volunteers op voorbereiden? Dat lees je in mijn volgende artikel!  

En heb jij je nog niet aangemeld als vrijwilliger voor EURO 2020 in 2021, maar zou je wel graag onderdeel willen zijn van dit unieke evenement? Meld je dan snel aan via deze link. Wie weet zien we elkaar dan binnenkort tijdens een kennismakingsgesprek! 

Oh en ben je nog niet overtuigd dat het zijn van vrijwilliger tijdens een sportevenement leuk is? Lees dan dit artikel van Esther!