Team Thinc Ahead vertelt - Bavaria 300 jaar

Lonneke Valk werkt sinds kort als Event- en Projectmanager binnen team Thinc ahead, een sportprojecten en -evenementenbureau. Enkele van de evenementen die zij (mede) hebben georganiseerd zijn de Thuiskomst van TeamNL na de Olympische Spelen van Rio de Janeiro (2016) & PyeongChang (2018), de jaarlijkse Glow Run in Eindhoven en het WK Beachvolleybal in 2015.

Dit jaar bestaat de Bavaria Brouwerij 300 jaar en dat werd in maart/april van dit jaar gevierd. Team Thinc ahead had de logistieke verantwoordelijkheid voor de ontvangst van gasten uit binnen- en buitenland; tevens organiseerden zij de Brand Experience voor internationale gasten. Lonneke deelt op KICK-ES haar ervaringen.

7 dagen, 3 hotels, 1.927 personeelsleden, 5500 nationale en internationale relaties, 41 touringcar bussen, 69 taxiritten, 382 hotelovernachtingen en 40 dedicated chauffeurs. Dit zijn slechts enkele cijfers om de omvang van deze enorme logistieke uitdaging te schetsen! Team Thinc ahead heeft voor het 300-jarig bestaan van Bavaria alles uit de kast gehaald om het logistieke plaatje voor de nationale en internationale gasten in te vullen.

Al jaren werkt Thinc ahead met Swinkels Family Brewers / Bavaria samen voor de meest uiteenlopende projecten. Zo waren we betrokken bij Bavaria City Racing Dublin, de Ultimate Bar Tour en de interne herpositionering van Swinckels’.

Logistieke plaatje
Dit jaar bestaat de Bavaria Brouwerij 300 jaar. Dit kon natuurlijk niet zomaar voorbij gaan: donderdag 28 maart tot en met dinsdag 2 april stonden dan ook in het teken van het vieren van dit jubileumjaar

Aan ons team de uitdaging om ervoor te zorgen dat alle gasten en genodigden van en naar de evenementenlocaties werden gebracht. Ik noem bijvoorbeeld het personeelsfeest:
bijna 1000 personeelsleden vanuit 71 opstapplaatsen verspreid over Nederland en België moesten veilig van en naar Lieshout vervoerd worden.

Een enorm uitdagende klus, welke we samen met onze partners soepel hebben laten verlopen.

Verspreid over de gehele week waren er ook veel buitenlandse klanten en relaties uitgenodigd om naar Lieshout te komen. Aan Thinc ahead de taak om ze vanuit de hele wereld aan te laten sluiten bij een onvergetelijk programma. Een enorme precisieklus om alles in goede en strakke banen te leiden. Met aankomsten in Rotterdam, Amsterdam en Eindhoven, een gedetailleerd transportplan en het verwerken van honderden last-minute wijzigingen, een meer dan uitdagende opdracht.

Brand experience
Ook mochten we een bijdrage leveren aan de inhoud van de relatiedagen. Op 1 en 2 april verzorgden we diverse Brand experiences voor o.a. Bavaria, 8.6 en Swinckels’ voor de internationale relaties verspreid over het gehele brouwerijterrein in Lieshout.
In het Bavaria Brouwerij Café werd men ’s ochtends ontvangen met een welkomstwoord door Arnoud van Schaik waarna de verschillende experiences konden beginnen.
Op het programma stonden onder andere een speciale brouwerijtour, diverse brand experiences, een gezamenlijke lunch en ontvangst van de internationale gasten door Peer en Gijs Swinkels.
Na het internationale programma sloten alle Nederlandse relaties aan. Samen bezochten zij het relatie-evenement op het festivalterrein.
Op 2 april ging het gezelschap naar België voor een bezoek aan de Palm brouwerij en brouwerij de Hoorn. Natuurlijk met een Beer and Food pairing lunch – verzorgd door een 2 Michelin sterren kok – en een bezoek aan de beroemde Palm Stoeterij. Na afloop van dit bezoek vertrokken alle relaties weer huiswaarts.

Mijn ervaring
Voor mij persoonlijk was dit mijn eerste grote evenement bij Thinc ahead. Het gehele traject – met de uitvoering als piek – was voor mij een groot hoogtepunt.
Je moet je voorstellen dat je voor het opzetten van een dergelijke logistieke operatie veel verschillende gegevens binnenkrijgt, die verwerkt moeten worden tot een gestroomlijnd overzicht. Als er dan vele mutaties plaatsvinden terwijl je volledig in de operatie zit, is dat een uitdaging. Maar als je dan op vrijdagavond tijdens het personeelsfeest één voor één de 26 bussen uit Nederland en België op tijd ziet binnenstromen en deze aan het eind van de avond weer ziet vertrekken, bijna 400 hotelovernachtingen strak afstemt en ruim 60 taxiritten van en naar Schiphol hebt geregeld geeft dat een enorme kick.

Voor mij was dit een supermooie en uitdagende opdracht, waar ik meteen veel heb geleerd en mijn team nog beter heb leren kennen. Dat het zich uit in zo’n mooi evenement, is iets om heel trots op te zijn. Op naar de volgende!

Deze blog is aangepast overgenomen van Thinc Ahead.