De maandelijkse avonturen en meningen van Esther & Priscilla – februari 2019

Esther: Hoi Priscilla, alweer een maand voorbij, time flies.
Om terug te komen op jouw vragen van de vorige keer: ik bezoek zelf af en toe nog wel een dance festival, dat is voor mij het genre waar ik het meest mee heb. Ik hou nog steeds erg van dansen, maar wil niet meer elk weekend tot laat gaan stappen. Festivals vind ik dus de ideale manier om nog af en toe lekker te gaan dansen.
De zomereditie van Tomorrowland stond al lang op mijn lijstje, maar het is heel lastig om aan kaarten te komen; voor de 2019-editie waren de kaarten ook weer binnen het uur uitverkocht. En als je bedenkt dat er in twee weekenden 400.000 bezoekers naar het festival komen, is dat wel een hele unieke prestatie. Nicky Romero noemde Tomorrowland al eens de Champions League voor DJ’s en ik kan me in die vergelijking heel goed vinden.
Dus voor mij is het extra mooi om hieraan mee te mogen werken, al zal er van dansen tijdens de Tomorrowland Winter week weinig komen, vrees ik;-)
Tijdens het event zelf werken we vanuit Sunweb op locatie met een team van rond de 75 personen, zeker niet allemaal Nederlanders, mede omdat Sunweb een internationale organisatie is. Aangezien het event in Frankrijk is, is het een grote pré als je Frans spreekt; en aangezien onze Zuiderburen over het algemeen een stuk beter Frans spreken dan wij, zijn er veel Belgen bij betrokken. Daarnaast is Tomorrowland natuurlijk ook een Belgische organisatie.

Je vroeg me wat mijn aanpak is als ik het team voor het eerst ontmoet: dat is in deze situatie net iets anders dan bijv. bij een EK of WK voetbal. Dit zijn allemaal ervaren reisleiders, dus zij weten in het algemeen wat er van ze verwacht wordt tijdens zo’n week. Alleen is het belangrijk om de bijzonderheden van zo’n grootschalig event met iedereen te delen en daarom hebben we voorafgaand o.a. nog een separate crew-briefing georganiseerd. Voor mij ook fijn zodat ik iedereen persoonlijk kon ontmoeten, want ik ben niet betrokken geweest bij het recruitment.
Wat ik zelf belangrijk vind bij het ontmoeten van het team is de rol van eenieder duidelijk te maken en ook aan te geven dat elke rol belangrijk is voor het slagen van het event. Ik probeer de namen van de crew snel te weten en dat is iets waar ik gelukkig meestal ook in slaag (oefening baart kunst: tijdens de begeleiding van VillaVibes-reizen met groepen van 50 – 60 personen, was het ook mijn doel om binnen twee dagen alle namen  te leren kennen en dat lukte me bijna altijd).

Wat ik ook belangrijk vind, is om echt onderdeel van het team te zijn, maar er ook boven te staan als dat nodig is. We doen het echt samen.
Die feedback kreeg ik ook bijvoorbeeld tijdens de WEURO in Breda en het WK in Rusland. Ik ben heel benieuwd hoe jij dat aanpakt, want als GC geef je ook nog eens leiding aan het hele FIFA-team.

Priscilla: Hoi Es, klinkt als een prachtig event wat heel dichtbij je staat. Dat laatste vind ik erg belangrijk omdat je dan vanzelf ook meer betrokken bent, wat weer nodig is wanneer je zulke lange dagen maakt! Wie zijn de bezoekers, meest lokaal of ook veel uit Nederland?

Als leider van een FIFA-team heb ik te maken met een groep van zo’n 30 FIFA- en max. (bijvoorbeeld bij het afgelopen WK) zo’n 50 lokale mensen. De FIFA-groep komt vanuit de hele wereld, zo had ik een Braziliaanse hospitality manager, een Zuid-Afrikaanse scheidsrechter waarnemer en een Amerikaanse marketing manager. Omdat ik zelf een hele diverse achtergrond heb en veel talen spreek, bouw ik makkelijk een band op met de verschillende mensen en dat helpt enorm! Daarnaast houd ik de vergaderingen kort (max 40 min) en probeer ik altijd ook humor in te brengen. We werken allemaal heel erg hard en dan is af en toe samen lachen heel erg belangrijk. Tot slot en misschien het belangrijkst, ik probeer iedereen vertrouwen te geven. Ik kan niet iedereens baan doen en dus vertrouw ik erop dat zij het goed doen. Natuurlijk loop ik veel rond maar door de dagelijkse bijeenkomsten en interactie heb ik snel genoeg door wie wel en wie geen hulp nodig heeft. Omdat ik eindverantwoordelijk ben, zijn de ‘rondjes lopen’ wel belangrijk. Het kan niet zo zijn dat ik vanuit het hoofdkantoor een signaal krijg dat iets niet goed gaat, terwijl ik er zelf niets vanaf weet. Dat is dan ook altijd de afspraak binnen mijn team; eerst met het team proberen problemen op te lossen voordat iemand naar het hoofdkantoor stapt. Iets anders wat ik doe; op de wedstrijddag een moment uittrekken aan het einde van de vergadering om het over voetbal te hebben. Dat klinkt misschien raar, maar we praten veel over de organisatie en dan is het goed om terug te gaan naar de kern. Zo laat ik twee mensen die een band hebben met de spelende teams iets over de wedstrijd, de rivaliteit of het team zelf zeggen. Dat leidt tot grappige en soms ook emotionele momenten die de saamhorigheid enorm vergroten.

Het leren van de namen vind ik altijd lastig. Heb jij daar een truc voor?
Dan ben ik ook nog benieuwd of je eigenlijk Frans spreekt. En hoe belangrijk vind jij het om de lokale taal te spreken waar je aan het werk bent? 

Esther: Wat een leuk idee, die tip ga ik onthouden.
Om op je vragen terug te komen: Tomorrowland Winter wordt bezocht door bezoekers van over de hele wereld, dat maakt het een erg bijzonder evenement. Ik denk dat we zelfs bezoekers kunnen verwachten die nog nooit echte sneeuw hebben gezien. De volgende keer kan ik je er veel meer over vertellen.
Qua namen: het is echt een kwestie van focus heb ik gemerkt; de ene keer ben ik er namelijk veel beter in dan de andere keer. Bij de reizen krijgen we altijd een smoelenboek en dat is een goed hulpmiddel. En de tip om de naam een aantal keer uit te spreken als je iemand voor het eerst ontmoet is ook een handige.
Mais oui, bien sûr, je peux parler Français!
Ja, ik spreek inderdaad Frans, al gaat het me nog niet zo makkelijk af als Engels of Spaans. Ik heb al heel wat meetings in het Frans gehad, zelfs met de burgemeester van een van de omliggende dorpen.
Het is een grote pré als je de taal spreekt en in bepaalde functies zelf noodzakelijk. In het algemeen heb ik al gemerkt dat als je je best doet in de taal zelf, mensen dat bijzonder waarderen, zelfs al zou je daarna overschakelen op het Engels. Maar niet in alle landen waar ik heb gewerkt, sprak ik de taal. En dat is soms zelfs best lastig. Waar ik in Brazilië met mijn ‘portuñol’ nog een heel eind kwam in de communicatie met de locals, was dat in Azerbeidzjan en Rusland een stuk lastiger. Op dat soort momenten besef je weer hoe bijzonder het is dat bijna iedereen in Nederland Engels spreekt.
Hoe kijk jij daar tegenaan?

Priscilla: Ik ben het helemaal met je eens. Het is een enorm voordeel wanneer je de taal spreekt. Mensen voelen zich eerder vertrouwd met je en je vangt dingen op uit gesprekken die om je heen plaatsvinden. Ook kun je dan communiceren met de mensen die misschien niet in de bijeenkomsten zitten, maar wel heel belangrijk zijn, zoals de elektricien of de terreinmeester, een cruciale rol bij het voetbal natuurlijk! Omdat ik veel talen spreek, voel ik me behoorlijk onthand wanneer ik ergens ben waar dat niet het geval is, zoals in Rusland. Ik probeerde dan ook snel wat woordjes te leren en het alfabet te ontcijferen en dat wordt inderdaad erg op prijs gesteld. Al kun je mensen maar groeten in hun taal, is dat al een pré.

Dat gezegd hebbende, ben ik benieuwd of en zo ja, hoe jij je voorbereidt op een toernooi of project. Verdiep jij je ook in het land en/of de taal van het land of laat je het op je afkomen?

Esther: Waar mogelijk lees ik me wel in in waar ik naartoe ga, maar ik ga het vooral ook ter plaatse ervaren. Ik probeer me ook van tevoren in de lokale taal te verdiepen, alleen al omdat ik talen erg leuk vind, maar in de praktijk lukt dit niet altijd. Wel heb ik toen ik in Brazilië aan het werk was bijvoorbeeld privé-lessen Braziliaans (Portugees) genomen, enerzijds vanuit interesse en anderzijds omdat dit helpt bij het werk, wat jij ook al aangaf. En voor dit project heb ik een aantal Franse lessen genomen om dit weer een beetje op te halen.
On site doe ik net als jij altijd mijn best om in ieder geval wat lokale woordjes te leren. Zo was in Rusland een woord als klyuchi (sleutels) een hele handige om te onthouden.
Over toernooien gesproken: zijn de voorbereidingen voor het WK Vrouwen voor jou al begonnen?

Priscilla: De voorbereidingen op ‘Frankrijk’ komen langzaam op gang. Eind maart is er een driedaagse workshop in Zürich bij het FIFA hoofdkantoor en dan gaat het snel. Ik kreeg twee weken geleden bericht dat we eerder in Frankrijk worden verwacht, op 28 mei al. Het wordt dus een lange aanstelling, zo’n 6 weken. Dat vind ik wel een ‘dingetje’ hoor. Gelukkig zit ik nu redelijk dichtbij huis maar na een week of drie begin ik thuis wel echt te missen. Heb jij dat ook?

Esther: zo, dat is inderdaad lang. Ik kan me voorstellen dat je daar niet perse op zit te wachten. Ik herken wel deels wat je zegt. De afgelopen jaren heb ik een aantal wat langere projecten gedaan, waarbij ik het thuisfront maanden niet zag. Op zich gaat me dat prima af en vaak zit je toch volop in de event-modus, waardoor je geen tijd hebt om erbij stil te staan. Maar op een gegeven moment merkte ik wel dat ik dat niet meer op die manier wil. Voor dit project is de langste periode dat ik van huis weg ben een maand, al moet ik toegeven dat ik de laatste weken dat ik thuis was ook niet het gezelligste gezelschap was, omdat ik al volop in de event-voorbereidingen zat en het geen normale 9 – 17 dagen meer waren; dus de vraag is dan ook wat daar de meerwaarde van is.
Daar ben ik bij jou ook wel benieuwd naar: ik merk dat ik bij sommige events/projecten wel hele lange dagen maak, die eigenlijk niet echt gezond zijn voor een mens. Hoe ga jij daarmee om? Werk jij door tot het af is of zet je op een gegeven moment je computer uit en houd je het voor gezien? Hoe vind jij daarin een goede balans?
En een laatste vraag voor je: waar ik nog heel benieuwd naar ben is hoe “Pieken en Falen” is geweest, die mag je de volgende keer beantwoorden. Ik zag de sfeerimpressie voorbij komen, zag er super uit!

Esther Huijsmans en Priscilla Janssens zijn ervaren professionals in de sport- en eventwereld. Maandelijks delen zij hun ervaringen op KICK-ES.
Priscilla is sinds 2011 Operationeel Directeur van de Topsport Community. Tevens werkt zij sinds 2004 voor UEFA als Venue Director bij Champions League en Europa League wedstrijden en bij de vrouwelijke eindtoernooien; sinds enige jaren vervult zij deze rol – in dit geval General Coordinator (GC) genoemd – ook bij FIFA eindtoernooien. Tijdens het FIFA WK voetbal 2018 in Rusland was zij een van de twee vrouwelijke GC’s, een unicum in de geschiedenis van FIFA.
Esther heeft ruim 15 jaar ervaring in sportevenementen, in diverse rollen. Op haar tracklist staan o.a. de Olympische Spelen, het EK en WK voetbal en de Europese Spelen. Recent werkte zij als FIFA Marketing Venue Manager in Volgograd en als Venue Manager Breda bij het EK Vrouwenvoetbal 2017. Tijdens dat event was Priscilla aangesteld als UEFA Venue Director, ook in Breda, en ontstond er naast de werkrelatie een mooie vriendschap.