Een kijkje achter de schermen bij de Teammanager van de OranjeLeeuwinnen, Sonja van Geerenstein

Sonja van Geerenstein is teammanager van de OranjeLeeuwinnen.
Zij loopt inmiddels al heel wat jaren mee in de (internationale) voetbalwereld.
Vanuit de opleiding Sport en Bewegen, aan de Calo in Zwolle, is Sonja in 2002 via een stage bij de KNVB terecht gekomen. Na een jaar met veel verschillende opdrachten werd haar gevraagd om een trainingskamp van het vrouwenelftal over te nemen. Uiteindelijk stopte de toenmalige teammanager en kreeg Sonja de gelegenheid om haar functie over te nemen.

Dat was februari 2005. Inmiddels zijn we 14 jaar verder en heeft Sonja al heel wat jaren ervaring als teammanager van de OranjeLeeuwinnen. Zij mag de ontwikkeling van het team, het succesverhaal en de on-going ontwikkelingen van dichtbij meemaken.

Vertel eens, wat houdt jouw baan precies in
Euhm.. ja, het is een (meer dan) fulltime baan 🙂
De functie van teammanager houdt in dat je de randvoorwaarden rondom een nationaal team faciliteert, zodat de coach optimaal kan functioneren en presteren met het team. Op administratief gebied betekent dat al het papierwerk en de gegevens bijhouden en het maken van planningen en programma’s. Daarnaast ben ik het eerste aanspreekpunt binnen en buiten de bond; op lokaal, nationaal en internationaal niveau.

Op facilitair gebied betekent het dat je zorgt dat alle randvoorwaarden rondom de trainingen en wedstrijden zo goed mogelijk georganiseerd zijn: materiaal, kleding, stadion, trainingsveld, vervoer, hotels, etc. Tevens ben je financieel verantwoordelijk als budgethouder voor het team; maak je prijsafspraken, en zorg je ervoor dat de facturen betaald en dat declaraties verwerkt worden. Je zorgt er niet alleen voor dat alles geregeld is, maar ook dat alles en iedereen op het juiste moment, op de juiste plek, is.
Kortom de spin in het web. Het uiteindelijke doel is een optimale teamprestatie: er uithalen wat er in zit. Voor sommige (jeugd)teams betekent dat ervaring opdoen en ontwikkelen, maar het uiteindelijke doel is presteren.

Wat merk jij aan de organisatorische kant van de ontwikkeling van het vrouwenvoetbal?
Gelukkig heb je als teammanager bij de hierboven genoemde taken veel ondersteuning vanuit de interne organisatie. Er zijn veel collega’s betrokken bij de nationale teams. Met de successen van het vrouwenelftal komt ook meer betrokkenheid, wat leuk is, maar het brengt ook meer meningen met zich mee, wat uitdagend kan zijn.
In de jaren na 2005 is de directe staf rondom het team flink uitgebreid. Toen ik begon waren er zeven stafleden. Destijds was je als teammanager ook de persvoorlichter, materiaalman en cameraman. Daarnaast was je verantwoordelijk voor de organisatie van thuiswedstrijden, daarvoor is nu (gelukkig) de afdeling Evenementen verantwoordelijk.

Meer mensen rondom het team betekent meer experts en meer expertise, waarmee er een impuls aan kwaliteit kan worden gegeven. Dat heeft zeker geholpen in de ontwikkeling van het team.
Rondom het EK 2017 waren we in de gelegenheid om nog een slag te slaan. Enerzijds omdat er bij het toernooi meer mensen nodig zijn en we gewoon handjes dachten te kunnen gebruiken, want we hadden echt geen idee wat we konden verwachten. Anderzijds om experts erbij te betrekken, zodat alles zo goed mogelijk georganiseerd kon worden.
Daarmee is mijn rol als teammanager de afgelopen jaren flink veranderd. Waar ik eerst naast de organisatie ook verantwoordelijk was voor veel hands-on taken, is vooral dat laatste verschoven naar het coördineren en de belangen van het team behartigen, bijvoorbeeld richting de directie en andere afdelingen zoals Evenementen, Communicatie en Commerciële zaken.

Wat is jouw rol bij de (uit)wedstrijden en/of trainingskampen?
Naast dat ik alles aan de voorkant voor het team regel, reis ik ook altijd mee met het team om ter plekke dingen te regelen. Meestal ga ik voorafgaand eerst op site visit met de travel manager. Dat klinkt idyllisch, maar meestal komen we niet verder dan het vliegveld, het hotel en het stadion.
Al zitten er natuurlijk op zijn tijd wel pareltjes tussen. Zo zijn we half januari met het vrouwenteam op trainingskamp geweest naar Zuid-Afrika. In voorbereiding op het trainingskamp heb ik allereerst contact met de Zuid-Afrikaanse bond om de wedstrijd af te stemmen. Ik stem daarna met de bondscoach af hoe ze het trainingskamp wil inrichten. Op basis daarvan maak ik een dagprogramma. Dit programma wordt gedurende de voorbereiding op het trainingskamp, en in sommige gevallen tijdens het trainingskamp, aangepast. Vervolgens neem ik contact op met onze travel manager om de reis en het verblijf ter plaatse te organiseren. Dat betekent (vlieg)reis, hotelaccommodatie, lokaal vervoer, trainingslocaties, et cetera. Als alles rond is, zorg ik dat alle bij het team betrokken collega’s worden geïnformeerd en hun input leveren om hun onderdeel/taak zo goed mogelijk te kunnen faciliteren.
Ik krijg van de technische staf te horen welke speelsters ze (mogelijk) uit willen nodigen voor het trainingskamp en vraag de speelsters dan vrij bij hun clubs. Ongeveer een week voorafgaand aan de activiteit verstuur ik een uitnodiging met daarin de definitieve selectie en het dagprogramma voor het trainingskamp. Met de speelsters in buitenlandse dienst stem ik tevens af hoe, waar en wanneer zij bij het team aansluiten.

Hoe ziet zo’n trainingskamp eruit?
Op maandagochtend vertrekken we vanaf Schiphol naar Kaapstad. Er zijn wat nieuwe gezichten en oude bekenden, dus altijd even handjes schudden als we elkaar ontmoeten bij het verzamelen.
Alle kleding en materialen moeten mee door de lucht. Gelukkig heeft onze kitmanager alles logistiek tot in de puntjes geregeld en zijn de (meeste) speelsters dit nog gewend; ze checken hun eigen tas en die van de bond in en van die laatste leveren ze de bagagetag bij mij in. Bij aankomst met z’n allen de spullen van de band afhalen, tassen tellen en hopen dat we alles hebben. Wat een geluk; alles is meegekomen, dus dat scheelt aangiftes doen en schone onderbroeken kopen.
Voor Zuid-Afrika ben ik niet op site visit geweest en dat resulteerde in dat we ter plekke op zoek moesten gaan naar een beter trainingsveld. Na de eerste training dus de auto in en op zoek.

Ook een aantal andere dingen waren niet helemaal georganiseerd zoals we het hadden aangevraagd, dus we moesten wat mensen helpen herinneren aan de gemaakte afspraken. Op dat soort momenten loop je soms tegen cultuurverschillen aan; als Nederlanders zijn we direct in onze communicatie en willen we dingen graag snel en gestructureerd organiseren. Soms moet je kunnen inschatten of dat de beste manier is of dat je je communicatiewijze iets moet aanpassen om toch zo snel en goed mogelijk het gewenste (of het best mogelijke) resultaat te krijgen.

In overleg met KNVB World Coaches, Run4Schools en het Nederlandse consulaat in Kaapstad hebben we een bezoek aan een township kunnen organiseren. Voorafgaand aan dat bezoek heeft de consul-generaal ons wat meer verteld over Zuid-Afrika, Kaapstad en het project. Door World Coaches opgeleide trainers hadden een clinic georganiseerd voor de meisjes op een basisschool in een van de meest gewelddadigste townships rondom Kaapstad.
Het bezoek was tweeledig een groot succes. Voor ons als team goed om te realiseren hoe goed we het hebben en bevoorrecht we zijn. Voor de jonge meisjes een voorbeeld dat je door middel van sport en jezelf ontwikkelen dingen kunt bereiken en dat er een leven is buiten het wereldje dat je kent. Voor iedereen een fantastische middag!
KNVB World Coaches had het tevens mogelijk gemaakt dat de meiden naar de wedstrijd mochten komen. Voor de meerderheid een unieke kans en een eerste kennismaking met de wereld buiten hun township. En onze speelsters waren blij met de extra support.

Naast dit unieke uitstapje betekent het trainingskamp voor de speelsters in de basis: dagelijks trainen, rusten, eten, bespreken en verzorgen. Voorbereiden op de wedstrijd, maar ook op het aankomende WK. Waar sta je als speelster, waar staan we als team en waar willen we naartoe?
Tussen alle bezigheden door werk ik aan de voorbereidingen van de volgende trainingskampen, oefenwedstrijden en natuurlijk het WK.
De dagen gaan voorbij volgens het uitgewerkte dagprogramma; alles is gepland en gaat volgens schema. In de avond komen we met alle stafleden bij elkaar. Juist omdat die groep steeds groter wordt, is het goed om de dag even gezamenlijk door te nemen en de volgende dag door te spreken. En voor wie wil; daarna nog even ontspannen een drankje in de bar en/of naar bed, alhoewel ik meestal nog even mijn laptop aanzet en wat e-mails weg werk. Ik ben daar rond middernacht toch beter in dan ‘s ochtends vroeg.

Hoe zien de voorbereidingen op een wedstrijddag er voor jou uit?
Een dag voor de wedstrijd traint het team in het stadion. Vooraf moeten de coach en een speelster naar de persconferentie. Dat pakt de persvoorlichter verder op.
Tijdens de training is in het stadion de match day meeting waar ik naartoe ga. Daarin wordt de hele wedstrijdorganisatie doorgesproken: hoe laat komen de teams aan, in welke kleuren spelen de teams, waar moeten de teams warmlopen, wordt er iets georganiseerd voor of na de wedstrijd, tv-registratie, veiligheid, medische maatregelen, etc.
Normaal vinden dit soort overleggen altijd op de ochtend van de wedstrijddag plaats en is er (bij kwalificatiewedstrijden vaak) een officiële lunch waar ik met de delegatieleider naartoe ga namens ons team/onze bond.

De volgende dag is de wedstrijddag. De materialen gaan al eerder naar het stadion. Iedereen moet de juiste kaarten en accreditaties krijgen voor toegang tot het stadion, het kleedkamergebied en het veld. Van de coach krijg ik de opstelling door, die ik op de juiste formulieren invul en zorg dat die op het juiste moment, bij de juiste mensen (wedstrijdorganisatie, media, collega’s) terecht komt.
Het team bereidt zich in alle rust voor: ontbijten, bespreken, wandelen en dan de sportmaaltijd. Na het eten pak ik de laatste spullen en kleed ik me om van trainingspak naar pak; voor vertrek maak ik nog even kort een praatje met de politiebegeleiding.
In het stadion kent iedereen zijn/haar rol en pakt die taak op. Wat dat betreft zijn we behoorlijk goed op elkaar ingespeeld; voor, tijdens en na de wedstrijd. We winnen de wedstrijd met 1-2 en ze blijken er een heuse ceremonie voor te hebben georganiseerd.

Een deel van het team gaat nog trainen en de rest gaat terug naar het hotel. Bijna automatisch verdelen de stafleden zich over de twee groepen (blijkbaar is ook dat toch goed afgestemd de avond van te voren). Na het eten sluiten we het trainingskamp af. Er is aandacht voor een debutant, jubilaris en evenaring van een recordinternational. Net als met de verjaardagen zorg ik dat er iets is om aan de speelster te overhandigen.

De laatste dag is een enorme kers op de taart. Ja, we gaan Europa en de hele wereld over, maar de focus ligt op presteren: optimaal voorbereiden, de wedstrijd spelen en terug naar kantoor of naar de clubs voor de competitie. Dat maakt dat we vaak niets tot weinig zien van de plekken waar we naartoe reizen. Als we naar een ander continent (of unieke plek) gaan proberen we wel tijd in te plannen om wat te zien. Het verrijkt je als persoon en als sporter/staflid.
In samenwerking met onze travel manager en de lokale agent hebben we een fantastische dag kunnen organiseren, die iedereen lang zal heugen. We hebben het indrukwekkende Robben Island bezocht en na een heerlijke lunch (en wat vrije tijd) in Waterfront hebben we een bezoek gebracht aan de Tafelberg.

Die nacht vliegen we weer terug naar Amsterdam, waar we de volgende dag (met alle bagage!) weer aankomen. Handjes schudden en iedereen gaat weer zijn/haar weg; naar huis, terug naar de club en de materialen weer op transport naar het magazijn.